Algemene voorwaarden
ALGEMENE VOORWAARDEN FLEXXES AUDIOVISUEEL
Van toepassing op zakelijke AV-verhuur, technische productie, levering, installatie, support en aanverwante diensten.
Artikel 1 – Definities
1.1. Flexxes: Flexxes Audiovisueel, handelend onder de naam Flexxes, gevestigd te Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 34234343.
1.2. Opdrachtgever: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf en met Flexxes een overeenkomst sluit, een offerte aanvraagt of aan Flexxes een opdracht verstrekt.
1.3. Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen Flexxes en Opdrachtgever met betrekking tot verhuur, levering, transport, opbouw, afbouw, bediening, technische productie, advies, installatie, support of andere audiovisuele diensten.
1.4. Apparatuur: alle door Flexxes of via Flexxes ter beschikking gestelde audiovisuele, licht-, geluid-, video-, stroom-, rigging-, netwerk-, podium-, bekabelings- en overige technische materialen, inclusief accessoires, kabels, statieven, flightcases, verpakkingen, documentatie en toebehoren.
1.5. Diensten: alle werkzaamheden die Flexxes verricht, waaronder voorbereiding, projectmanagement, transport, laden en lossen, opbouw, installatie, testen, bediening, technische ondersteuning, show support, productiebegeleiding, afbouw, advies en vaste AV-installatie.
1.6. Crew: alle medewerkers, technici, freelancers, ingehuurde krachten, chauffeurs, projectleiders en andere personen die namens, voor of via Flexxes werkzaamheden uitvoeren.
1.7. Derdenleverancier: iedere externe leverancier, verhuurder, onderaannemer, freelancer, technicus, transporteur, installateur, producent, locatie, softwareleverancier of andere derde partij waarvan Flexxes gebruikmaakt of waarmee Flexxes Opdrachtgever in contact brengt.
1.8. Locatie: de plaats waar Apparatuur wordt geleverd, gebruikt, geïnstalleerd, opgebouwd, bediend, afgebouwd, opgeslagen of opgehaald.
1.9. Huurperiode: de overeengekomen periode waarin Apparatuur aan Opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld, vermeerderd met de periode die nodig is voor transport, levering, retour, controle en eventuele vertraging voor rekening van Opdrachtgever.
Artikel 2 – Toepasselijkheid
2.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, overeenkomsten, leveringen, verhuur, diensten en werkzaamheden van Flexxes.
2.2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze vooraf schriftelijk door Flexxes zijn bevestigd.
2.3. De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2.4. Bij strijdigheid tussen de offerte of opdrachtbevestiging en deze algemene voorwaarden geldt eerst de schriftelijke offerte of opdrachtbevestiging van Flexxes en daarna deze algemene voorwaarden.
2.5. Indien een bepaling uit deze algemene voorwaarden nietig is of wordt vernietigd, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen zullen de ongeldige bepaling vervangen door een geldige bepaling die het doel en de strekking daarvan zoveel mogelijk benadert.
2.6. Deze voorwaarden zijn opgesteld voor zakelijke opdrachten. Indien Opdrachtgever als consument handelt, gelden dwingendrechtelijke consumentenbepalingen voor zover daarvan niet mag worden afgeweken.
Artikel 3 – Offertes en totstandkoming van de overeenkomst
3.1. Alle offertes van Flexxes zijn vrijblijvend, tenzij schriftelijk anders vermeld.
3.2. Een overeenkomst komt tot stand nadat Opdrachtgever schriftelijk, per e-mail, digitaal, mondeling of feitelijk akkoord geeft op een offerte of opdrachtbevestiging, of nadat Flexxes met instemming van Opdrachtgever is gestart met de uitvoering.
3.3. Offertes zijn gebaseerd op de informatie die Opdrachtgever aan Flexxes heeft verstrekt. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en tijdigheid van deze informatie.
3.4. Afbeeldingen, specificaties, aantallen en technische beschrijvingen in offertes zijn indicatief, tenzij deze uitdrukkelijk schriftelijk als bindend zijn bevestigd.
3.5. Flexxes mag kennelijke fouten, verschrijvingen en rekenfouten in offertes, opdrachtbevestigingen en facturen corrigeren.
3.6. Iedere overeenkomst wordt aangegaan onder voorbehoud van beschikbaarheid van Apparatuur, Crew, transport, locatieomstandigheden en eventuele Derdenleveranciers.
3.7. Indien na het sluiten van de overeenkomst blijkt dat bepaalde Apparatuur, Crew of diensten niet beschikbaar zijn, mag Flexxes gelijkwaardige of functioneel vergelijkbare alternatieven aanbieden of de overeenkomst geheel of gedeeltelijk aanpassen.
Artikel 4 – Prijzen en bijkomende kosten
4.1. Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij schriftelijk anders vermeld.
4.2. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen zijn prijzen exclusief transport, parkeren, laad- en loskosten, vergunningen, locatiekosten, stroomvoorziening, internet, beveiliging, riggingvoorzieningen, hoogwerkers, heftrucks, extra Crew, wachttijd, verblijfskosten, crewmaaltijden, consumpties, overnachtingen en overige projectgebonden kosten.
4.3. Indien na de offerte prijsbepalende factoren wijzigen, waaronder inkoopprijzen, transportkosten, loonkosten, brandstofkosten, beschikbaarheid van derden, spoedtoeslagen, locatie-eisen of gewijzigde wet- en regelgeving, mag Flexxes deze kosten aan Opdrachtgever doorberekenen.
4.4. Meerwerk wordt afzonderlijk in rekening gebracht. Van meerwerk is onder meer sprake bij wijzigingen in planning, locatie, aantallen, techniek, programma, looptijd, crewbezetting, wachttijd, bereikbaarheid, veiligheidsvoorschriften of door Opdrachtgever verlangde extra werkzaamheden.
4.5. Werkzaamheden buiten reguliere werktijden, op feestdagen, in de nacht, onder tijdsdruk of met spoed kunnen worden belast met toeslagen.
Artikel 5 – Betaling
5.1. Flexxes mag volledige of gedeeltelijke vooruitbetaling verlangen voordat Apparatuur wordt gereserveerd, besteld, geleverd of voordat werkzaamheden worden uitgevoerd.
5.2. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, dient betaling te zijn ontvangen vóór aanvang van de huurperiode, levering of uitvoering.
5.3. Indien betaling op factuur is toegestaan, geldt een betalingstermijn van 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders vermeld.
5.4. Opdrachtgever is niet gerechtigd betalingen op te schorten, te verrekenen of te verminderen wegens klachten, gebreken, schadeclaims of andere aanspraken, tenzij Flexxes schriftelijk akkoord is gegaan.
5.5. Bij niet-tijdige betaling is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Flexxes mag dan wettelijke handelsrente, buitengerechtelijke incassokosten, administratiekosten en gerechtelijke kosten in rekening brengen.
5.6. Flexxes mag de uitvoering opschorten, Apparatuur terughalen, reserveringen annuleren of nieuwe opdrachten weigeren zolang Opdrachtgever openstaande bedragen niet heeft voldaan.Artikel
6 – Borg, legitimatie en zekerheid
6.1. Flexxes mag voorafgaand aan verhuur, levering of uitvoering een borg, aanbetaling, legitimatie, uittreksel Kamer van Koophandel, adresverificatie, verzekeringsbewijs of andere zekerheid verlangen.
6.2. Flexxes mag Apparatuur of Diensten weigeren zolang Opdrachtgever de verlangde zekerheid niet heeft verstrekt.
6.3. De borg mag worden verrekend met openstaande facturen, schade, verlies, diefstal, reinigingskosten, manco’s, extra huur, wachttijd, transportkosten en overige kosten die Opdrachtgever aan Flexxes verschuldigd is.
6.4. Terugbetaling van een borg vindt pas plaats nadat alle Apparatuur compleet, gecontroleerd, schoon en onbeschadigd is ontvangen en alle verplichtingen van Opdrachtgever zijn voldaan.
Artikel 7 – Annulering en verplaatsing door Opdrachtgever
7.1. Annulering of verplaatsing door Opdrachtgever dient schriftelijk te gebeuren.
7.2. Bij annulering of verplaatsing is Opdrachtgever in ieder geval alle reeds gemaakte kosten, voorbereidingskosten, inkoopkosten, reserveringskosten, ingehuurde Crew, bestelde Apparatuur, transportkosten en verplichtingen aan derden verschuldigd.
7.3. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen gelden daarnaast de volgende annuleringskosten over de overeengekomen opdrachtsom:
a. meer dan 30 dagen vóór de uitvoeringsdatum: 25%;
b. 14 tot en met 30 dagen vóór de uitvoeringsdatum: 50%;
c. 7 tot en met 13 dagen vóór de uitvoeringsdatum: 75%;
d. minder dan 7 dagen vóór de uitvoeringsdatum: 100%.
7.4. Voor maatwerkproducties, installaties, speciaal bestelde Apparatuur, ingehuurde derden, freelancers, transport, hotels, tickets, vergunningen en andere niet-annuleerbare kosten geldt dat deze volledig aan Opdrachtgever worden doorbelast, ongeacht het moment van annulering.
7.5. Een verzoek tot verplaatsing geldt als annulering, tenzij Flexxes schriftelijk bevestigt dat de opdracht onder aangepaste voorwaarden kan worden verplaatst.
Artikel 8 – Uitvoering van Diensten
8.1. Flexxes zal de overeengekomen Diensten naar beste inzicht, vakmanschap en vermogen uitvoeren. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen betreft dit een inspanningsverplichting en geen resultaatsgarantie.
8.2. Flexxes mag de wijze van uitvoering, technische invulling, crewbezetting, materiaalkeuze en planning bepalen, tenzij hierover schriftelijk specifieke afspraken zijn gemaakt.
8.3. Flexxes mag gelijkwaardige of functioneel vergelijkbare Apparatuur inzetten indien de oorspronkelijk genoemde Apparatuur niet beschikbaar is of indien dit naar professioneel oordeel van Flexxes passend is.
8.4. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor tijdige, juiste en volledige aanlevering van alle informatie die nodig is voor een goede uitvoering, waaronder programma, draaiboek, locatiegegevens, technische tekeningen, stroomvoorziening, internetvoorziening, contactpersonen, laad- en losinformatie, parkeermogelijkheden, veiligheidseisen en huisregels van de locatie.
8.5. Indien Opdrachtgever onvoldoende, onjuiste of te late informatie verstrekt, komen vertraging, extra kosten, technische beperkingen, aanpassingen en eventuele schade voor rekening van Opdrachtgever.
Artikel 9 – Locatie, bereikbaarheid, trappen en blokkades door derden
9.1. Opdrachtgever zorgt ervoor dat de Locatie tijdig, veilig en goed bereikbaar is voor Flexxes, Crew, voertuigen, Apparatuur en eventuele Derdenleveranciers.
9.2. Opdrachtgever zorgt in ieder geval voor:
a. duidelijke laad- en losinformatie;
b. vrije en bruikbare laad- en losruimte zo dicht mogelijk bij de ingang of werkplek;
c. voldoende parkeergelegenheid voor crewvoertuigen en transportvoertuigen;
d. tijdige toegang tot de locatie;
e. veilige looproutes en werkruimtes;
f. voldoende werklicht tijdens opbouw en afbouw;
g. toegang tot hygiënische sanitaire voorzieningen op locatie;
h. een droge en veilige ruimte voor opslag van lege flightcases, verpakkingen en persoonlijke crewspullen;
i. bescherming van Apparatuur, backstage, podium, regiepositie en werkruimtes tegen publiek, onbevoegden en weersinvloeden;
j. deugdelijke stroomvoorziening, internetvoorziening, riggingpunten, liften, hoogwerkers, heftrucks of andere faciliteiten voor zover nodig voor de opdracht.
9.3. Apparatuur wordt zonder voorafgaande duidelijke schriftelijke afspraken niet via trappen omhoog of omlaag getild.
9.4. Indien Apparatuur via trappen, smalle doorgangen, lange looproutes, verdiepingen zonder geschikte lift, onverharde ondergrond of andere moeilijk bereikbare routes moet worden verplaatst, dient Opdrachtgever dit voorafgaand aan de opdracht schriftelijk te melden.
9.5. Indien tijdens levering, opbouw, uitvoering of afbouw blijkt dat Apparatuur toch trappen op of af moet worden getild, terwijl hierover vooraf geen duidelijke afspraken zijn gemaakt, mag Flexxes de betreffende werkzaamheden weigeren, opschorten of de opdracht geheel of gedeeltelijk niet uitvoeren. In dat geval heeft Opdrachtgever geen recht op restitutie, korting of schadevergoeding.
9.6. Indien Flexxes het redelijkerwijs mogelijk acht om de werkzaamheden alsnog uit te voeren, mag Flexxes extra Crew, extra hulpmiddelen, extra transport, extra tijd of aangepaste planning inzetten. Alle extra kosten, wachttijd, vertraging en eventuele gevolgen voor de productie komen volledig voor rekening van Opdrachtgever.
9.7. Flexxes is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor vertraging, uitloop, extra kosten, niet-uitvoering of gedeeltelijke uitvoering indien werkzaamheden niet tijdig of niet veilig kunnen worden uitgevoerd door omstandigheden op locatie, waaronder blokkades, wachttijden of belemmeringen veroorzaakt door Opdrachtgever, locatie, bezoekers, artiesten, leveranciers of andere derden.
9.8. Onder blokkades en belemmeringen worden onder meer verstaan: een bezette laad- en losplek, niet-beschikbare lift, geblokkeerde route, bezette dock, ontbrekende toegangspas, niet-beschikbare hoogwerker of heftruck, vertraging door beveiliging, niet-vrije werkruimte, niet-gereed podium, werkzaamheden van andere leveranciers, of het niet beschikbaar zijn van benodigde middelen doordat een andere leverancier daarvan gebruikmaakt.
9.9. Indien Flexxes door een blokkade of belemmering moet wachten, later moet starten, werkzaamheden moet verplaatsen, extra Crew moet inzetten, extra transport moet plannen of op een later moment moet terugkomen, worden alle daaruit voortvloeiende kosten als meerwerk aan Opdrachtgever doorbelast.
9.10. Parkeerkosten, vergunningen, ontheffingen, laad- en loskosten, locatieheffingen, toegangskosten, wachttijd en kosten voor extra Crew of hulpmiddelen als gevolg van locatieomstandigheden komen voor rekening van Opdrachtgever.
9.11. Flexxes en Crew mogen werkzaamheden weigeren, opschorten of beëindigen indien de locatie, voorzieningen, weersomstandigheden, publiekssituatie, stroomvoorziening, constructie, rigging, bereikbaarheid of overige omstandigheden naar professioneel oordeel van Flexxes onveilig, ongeschikt of onverantwoord zijn.
Artikel 10 – Huurperiode, levering en retour
10.1. De huurperiode wordt vermeld in de offerte, opdrachtbevestiging of planning.
10.2. De huurperiode vangt aan op het moment dat Apparatuur het magazijn van Flexxes of een Derdenleverancier verlaat, dan wel op het afgesproken moment van levering of afhalen, afhankelijk van wat eerder is.
10.3. De huurperiode eindigt pas nadat alle Apparatuur compleet, onbeschadigd, schoon en in goede staat door Flexxes of de betreffende Derdenleverancier is terugontvangen en gecontroleerd.
10.4. Bij te late retour, onvoldoende beschikbaarheid voor ophalen, gesloten locatie, ontbrekende contactpersoon, niet-ingepakte Apparatuur of wachttijd mag Flexxes extra huur, wachttijd, transportkosten, personeelskosten en overige kosten in rekening brengen.
10.5. Apparatuur dient bij retour compleet, schoon, droog, correct verpakt en in dezelfde staat als bij levering beschikbaar te zijn, behoudens normale slijtage.
10.6. Flexxes mag Apparatuur na retour in het magazijn of de technische dienst controleren. Schade, gebreken, manco’s of vervuiling die bij deze controle worden vastgesteld, komen voor rekening van Opdrachtgever, ook indien deze niet direct bij ophalen of retour zijn geconstateerd.
Artikel 11 – Gebruik van Apparatuur
11.1. Opdrachtgever gebruikt Apparatuur uitsluitend voor het overeengekomen doel en overeenkomstig instructies van Flexxes, fabrikant of Derdenleverancier.
11.2. Opdrachtgever mag Apparatuur niet wijzigen, openen, repareren, demonteren, opnieuw aansluiten, verplaatsen, onderverhuren, uitlenen, verpanden, verkopen, belasten of aan derden ter beschikking stellen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Flexxes.
11.3. Door Flexxes geïnstalleerde Apparatuur mag niet door Opdrachtgever, locatie, bezoekers, artiesten, leveranciers of andere derden worden verplaatst, aangepast, bediend of losgekoppeld zonder toestemming van Flexxes.
11.4. Het plaatsen van drank, eten, vloeistoffen, rookwaren, confetti, poeder, tape, decor, kaarsen, vuur, machines of andere risicovolle zaken op, naast of boven Apparatuur is niet toegestaan.
11.5. Opdrachtgever zorgt ervoor dat Apparatuur niet onbeheerd wordt achtergelaten en dat voldoende toezicht en beveiliging aanwezig is.
11.6. Bij overtreding van dit artikel mag Flexxes de uitvoering opschorten, Apparatuur uitschakelen of verwijderen, zonder dat Opdrachtgever recht heeft op restitutie of schadevergoeding.
Artikel 12 – Risico, schade, verlies en verzekering
12.1. Het risico van verlies, diefstal, verduistering, beschadiging, breuk, vermissing, vervuiling en waardevermindering van Apparatuur gaat over op Opdrachtgever vanaf het moment dat Apparatuur het magazijn van Flexxes of een Derdenleverancier verlaat, of op locatie uit het voertuig wordt geladen.
12.2. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk tot het moment waarop alle Apparatuur volledig en gecontroleerd door Flexxes of de betreffende Derdenleverancier is terugontvangen.
12.3. Opdrachtgever is verplicht Apparatuur gedurende de gehele huurperiode adequaat te verzekeren tegen verlies, diefstal, schade, brand, waterschade, vandalisme en aansprakelijkheid jegens derden.
12.4. Flexxes mag op eerste verzoek bewijs van verzekering verlangen.
12.5. Schade, verlies, diefstal, manco’s, vervuiling, reparatiekosten, onderzoekskosten, transportkosten, arbeidsuren, vervangingshuur, waardevermindering en vervanging tegen nieuwwaarde of actuele vervangingswaarde komen volledig voor rekening van Opdrachtgever.
12.6. Schade of verlies dient onmiddellijk schriftelijk aan Flexxes te worden gemeld. Zonder toestemming van Flexxes mag Opdrachtgever geen reparaties uitvoeren of laten uitvoeren.
Artikel 13 – Diefstal, vermissing en verduistering
13.1. Opdrachtgever is gedurende de gehele periode waarin Apparatuur zich buiten het magazijn van Flexxes of een door Flexxes aangewezen Derdenleverancier bevindt volledig verantwoordelijk voor verlies, diefstal, vermissing, verduistering, beschadiging, vervuiling en waardevermindering van de Apparatuur.
13.2. Apparatuur mag nooit onbeheerd worden achtergelaten, aan derden worden meegegeven, worden uitgeleend, worden onderverhuurd, worden verplaatst naar een andere locatie of worden gebruikt voor een andere opdrachtgever of eindgebruiker dan schriftelijk overeengekomen.
13.3. Apparatuur mag uitsluitend worden meegegeven aan een vooraf door Flexxes aangekondigde of aantoonbaar bevoegde medewerker, chauffeur of vertegenwoordiger van Flexxes. Indien Opdrachtgever Apparatuur aan een onbevoegde persoon meegeeft, blijft dit volledig voor rekening en risico van Opdrachtgever.
13.4. Bij diefstal, vermissing, verduistering, inbraak, verlies of vernieling dient Opdrachtgever Flexxes onmiddellijk telefonisch en schriftelijk te informeren.
13.5. Opdrachtgever dient binnen 24 uur na ontdekking van diefstal, vermissing, verduistering, inbraak, verlies of vernieling aangifte te doen bij de politie in de plaats waar het incident heeft plaatsgevonden en een kopie van het proces-verbaal aan Flexxes te verstrekken.
13.6. Opdrachtgever is verplicht alle redelijkerwijs benodigde medewerking te verlenen aan onderzoek door Flexxes, politie, verzekeraar of Derdenleverancier, waaronder het verstrekken van camerabeelden, contactgegevens van locatie en beveiliging, incidentrapporten, toegangsregistraties, verklaringen en overige relevante informatie.
13.7. Bij diefstal, vermissing, verduistering of totaalverlies is Opdrachtgever de volledige vervangingswaarde op basis van nieuwwaarde verschuldigd, vermeerderd met alle bijkomende kosten, waaronder transportkosten, onderzoekskosten, administratiekosten, arbeidsuren, kosten voor vervangende huur, omzetderving door het niet beschikbaar zijn van de Apparatuur, kosten van accessoires, flightcases, bekabeling en overige toebehoren.
13.8. Indien Apparatuur na vervanging alsnog wordt teruggevonden, blijft deze eigendom van Flexxes of de betreffende eigenaar. Flexxes kan naar redelijkheid bepalen of en in hoeverre een eventuele credit of verrekening plaatsvindt, na aftrek van alle geleden schade, kosten, waardevermindering en vervangingskosten.
13.9. Een eventuele uitkering door de verzekering van Opdrachtgever laat de betalingsverplichting van Opdrachtgever aan Flexxes onverlet. Opdrachtgever blijft aansprakelijk totdat Flexxes volledig is gecompenseerd.
Artikel 14 – Crew, werktijden en veiligheid
14.1. Opdrachtgever mag Crew uitsluitend inzetten voor de werkzaamheden, tijden en locaties die met Flexxes zijn overeengekomen.
14.2. Opdrachtgever mag Crew geen andere werkzaamheden laten uitvoeren dan overeengekomen en mag Crew niet aansturen op een wijze die in strijd is met veiligheidsvoorschriften, arbeidsomstandigheden, wetgeving, instructies van Flexxes of professioneel technisch oordeel.
14.3. Opdrachtgever zorgt voor een veilige werkomgeving, voldoende werkruimte, veilige stroomvoorziening, veilige constructies, deugdelijke riggingpunten, veilige looproutes, voldoende rustmomenten en toegang tot sanitaire voorzieningen.
14.4. Flexxes en Crew mogen werkzaamheden weigeren, opschorten of beëindigen indien sprake is van onveilige omstandigheden, ongeschikte locatievoorzieningen, agressie, intimidatie, ongewenst gedrag, intoxicatie, extreme weersomstandigheden, ondeugdelijke constructies, onvoldoende stroomvoorziening of andere risico’s.
14.5. Wachttijd, uitloop, extra showtijd, vertraging, aanvullende opbouw- of afbouwtijd en extra Crew worden als meerwerk in rekening gebracht.
Artikel 15 – Crewmaaltijden, verpakt drinkwater en consumpties
15.1. Indien Crew langer dan 4 aaneengesloten uren wordt ingezet, is Opdrachtgever verplicht per crewlid een gezonde, volwaardige crewmaaltijd te verzorgen.
15.2. Onder inzet wordt verstaan de periode waarin Crew op locatie aanwezig of beschikbaar moet zijn voor laden en lossen, opbouw, installatie, testen, repetitie, show, bediening, stand-by, ombouw, afbouw of andere werkzaamheden. Reistijd telt mee indien dit in de offerte, planning of opdrachtbevestiging is opgenomen.
15.3. De crewmaaltijd dient te passen bij het dichtstbijzijnde reguliere maaltijdmoment nadat de eerste 4 uur inzet zijn verstreken:
a. ontbijt bij inzet in de ochtend;
b. lunch bij inzet rond of na het middagmoment;
c. avondeten bij inzet rond of na het avondmoment;
d. nachtlunch of gelijkwaardige maaltijd bij nachtelijke werkzaamheden.
15.4. Wanneer tijdens dezelfde opdracht een volgend regulier maaltijdmoment wordt bereikt, dient Opdrachtgever opnieuw per crewlid een gezonde, volwaardige crewmaaltijd te verzorgen.
15.5. Een crewmaaltijd bestaat uit een normale, voedzame maaltijd en is niet beperkt tot snacks, borrelhapjes, fastfood, snoep, koek, chips, broodjes zonder volwaardige maaltijdcomponent of restanten van publiekscatering.
15.6. Flexxes zal bekende dieetwensen of allergieën van Crew tijdig aan Opdrachtgever doorgeven. Opdrachtgever dient hier redelijkerwijs rekening mee te houden.
15.7. Opdrachtgever dient gedurende de volledige inzet voldoende verpakt drinkwater beschikbaar te stellen aan de Crew. Onder verpakt drinkwater wordt uitsluitend verstaan: water in afgesloten flessen, pakken, cans of andere gesloten consumentenverpakking.
15.8. Kraanwater, hervulstations, open kannen, glazen, pitchers, jerrycans, dispensers zonder individuele gesloten verpakking of andere niet-afgesloten watervoorzieningen gelden niet als verpakt drinkwater en voldoen niet aan deze verplichting.
15.9. Als minimum geldt 0,5 liter verpakt drinkwater per crewlid per 2 uur aanwezigheid op locatie. Bij warme omstandigheden, outdoorproducties, zware fysieke werkzaamheden, lange opbouw- of afbouwdagen of locaties zonder gekoelde crewruimte dient Opdrachtgever extra verpakt drinkwater beschikbaar te stellen.
15.10. Naast verpakt drinkwater zorgt Opdrachtgever, voor zover redelijk passend bij de duur, aard en planning van de opdracht, voor koffie, thee, frisdrank en/of vergelijkbare niet-alcoholische consumpties voor de Crew.
15.11. Indien Opdrachtgever geen of onvoldoende crewmaaltijden verzorgt, mag Flexxes per gemist maaltijdmoment een vergoeding van €25 per crewlid in rekening brengen.
15.12. Indien redelijkerwijs voor €25 per crewlid geen passende maaltijd in de directe omgeving van de locatie kan worden gekocht of bezorgd, mag Flexxes afwijken van dit bedrag en de werkelijk gemaakte redelijke kosten aan Opdrachtgever doorbelasten.
15.13. Indien Opdrachtgever geen of onvoldoende verpakt drinkwater, koffie, thee, frisdrank of vergelijkbare niet-alcoholische consumpties verzorgt, mag Flexxes per dagdeel of gedeelte daarvan een consumptievergoeding van €25 per crewlid in rekening brengen.
15.14. Indien redelijkerwijs voor €25 per crewlid geen passende consumpties of voldoende verpakt drinkwater in de directe omgeving van de locatie kunnen worden gekocht of bezorgd, mag Flexxes afwijken van dit bedrag en de werkelijk gemaakte redelijke kosten aan Opdrachtgever doorbelasten.
15.15. Indien Flexxes zelf maaltijden, verpakt drinkwater of consumpties moet regelen, worden naast de kosten daarvan ook eventuele reistijd, wachttijd, bezorgkosten, parkeerkosten en administratiekosten aan Opdrachtgever doorbelast.
15.16. Indien het ontbreken van maaltijden, verpakt drinkwater, consumpties of redelijke pauzemogelijkheden gevolgen heeft voor planning, inzetbaarheid, veiligheid of voortgang van de productie, komen alle gevolgen, vertragingen en extra kosten voor rekening van Opdrachtgever.
Artikel 16 – Overnachtingen, nachtwerk, rusttijden en privacy van Crew
16.1. Indien de opdracht, planning, reisafstand, werktijden of duur van de werkzaamheden meebrengt dat Crew redelijkerwijs niet veilig of verantwoord dezelfde dag naar huis kan reizen, is Opdrachtgever verplicht passende overnachting inclusief ontbijt te verzorgen of de kosten daarvan volledig te vergoeden.
16.2. Van een overnachtingsverplichting is in ieder geval sprake indien:
a. werkzaamheden over meerdere dagen plaatsvinden en aanwezigheid van Crew op opeenvolgende dagen vereist is;
b. de werkdag inclusief reistijd zodanig lang is dat veilig reizen naar huis niet verantwoord is;
c. de afbouw of terugreis plaatsvindt in de nacht;
d. de volgende werkdag onvoldoende rusttijd mogelijk is;
e. Flexxes dit vooraf in de offerte, planning of opdrachtbevestiging heeft opgenomen.
16.3. Overnachting dient te bestaan uit een nette, veilige en regulier geboekte hotelkamer of gelijkwaardige accommodatie, met per crewlid een eigen afsluitbare kamer, een eigen bed en eigen sanitaire voorzieningen in de kamer.
16.4. Gedeelde sanitaire voorzieningen voldoen niet, tenzij Flexxes daar vooraf schriftelijk mee heeft ingestemd.
16.5. Crewleden worden niet geacht en kunnen niet worden verplicht om een kamer, slaapruimte of sanitaire voorzieningen te delen met andere crewleden, medewerkers van Opdrachtgever, crew van andere leveranciers, artiesten, bezoekers of andere derden.
16.6. Afwijking van een eigen kamer per crewlid is uitsluitend mogelijk indien Flexxes én het betreffende crewlid daar vooraf uitdrukkelijk en schriftelijk mee instemmen. Zonder deze instemming blijft Opdrachtgever verplicht een eigen afsluitbare kamer met eigen sanitaire voorzieningen per crewlid te verzorgen of te vergoeden.
16.7. Accommodaties zoals voertuigen, backstage, kleedkamers, slaapzalen, gedeelde kamers, hostels met gedeelde slaapruimtes, particuliere woningen, crewruimtes, ruimtes zonder eigen sanitaire voorzieningen of andere niet-passende accommodaties voldoen niet aan deze verplichting.
16.8. De accommodatie dient passend te zijn bij de aard en duur van de opdracht en dient voldoende privacy, rust, veiligheid en hygiëne te bieden.
16.9. De accommodatie dient redelijkerwijs veilig bereikbaar te zijn vanaf de Locatie en, indien Crew met voertuigen reist, te beschikken over redelijke en veilige parkeermogelijkheden.
16.10. Bij de keuze en planning van de accommodatie dient rekening te worden gehouden met de persoonlijke veiligheid, privacy, rust, gezondheid, hygiëne, persoonlijke grenzen en redelijke individuele omstandigheden van ieder crewlid afzonderlijk.
16.11. Hotelkosten, ontbijt, toeristenbelasting, parkeerkosten, late check-in, vroege check-out, lokale transfers en redelijke verblijfskosten komen voor rekening van Opdrachtgever, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
16.12. Nachtelijke werkzaamheden, uitloop, wachttijd, extra showtijd, vertraagde afbouw, gewijzigde planning, nachttransport en werkzaamheden buiten de overeengekomen tijden gelden als meerwerk en kunnen worden belast met de daarvoor geldende toeslagen.
16.13. Indien door planning, uitloop, locatieomstandigheden, blokkades door derden of andere omstandigheden onvoldoende rusttijd ontstaat, mag Flexxes extra Crew inzetten, de planning aanpassen, werkzaamheden verplaatsen of overnachting verlangen. De daaruit voortvloeiende kosten komen voor rekening van Opdrachtgever.
16.14. Indien Opdrachtgever geen passende accommodatie verzorgt of de accommodatie niet voldoet aan deze voorwaarden, mag Flexxes zelf passende accommodatie boeken. Alle kosten daarvan, inclusief transport, parkeren, ontbijt, lokale transfers, wachttijd, administratiekosten en eventuele meerkosten wegens late boeking, komen voor rekening van Opdrachtgever.
Artikel 17 – Inschakeling van derden en doorlevering
17.1. Flexxes mag bij de uitvoering van de overeenkomst gebruikmaken van Derdenleveranciers, waaronder verhuurbedrijven, technici, freelancers, transporteurs, installateurs, producenten, locaties, softwareleveranciers en andere gespecialiseerde partijen.
17.2. Indien in de offerte, opdrachtbevestiging, factuur of communicatie is vermeld dat bepaalde Apparatuur, Diensten of onderdelen afkomstig zijn van een Derdenleverancier, erkent Opdrachtgever dat voor die onderdelen de beschikbaarheid, kwaliteit, levering, werking, voorwaarden, garanties, beperkingen en aansprakelijkheid van de betreffende Derdenleverancier leidend kunnen zijn.
17.3. Indien Flexxes uitsluitend optreedt als bemiddelaar, coördinator, doorleverancier of administratieve schakel voor Apparatuur of Diensten van een Derdenleverancier, is Flexxes niet aansprakelijk voor tekortkomingen, vertraging, schade, uitval, annulering, non-conformiteit, gebreken, prijswijzigingen, faillissement, leveringsproblemen of handelen of nalaten van die Derdenleverancier.
17.4. Opdrachtgever dient aanspraken ten aanzien van Apparatuur of Diensten waarvoor Flexxes uitsluitend als bemiddelaar, coördinator, doorleverancier of administratieve schakel optreedt rechtstreeks bij de betreffende Derdenleverancier in te dienen.
17.5. Indien Flexxes Apparatuur of Diensten van derden inzet binnen een door Flexxes aangenomen totaalopdracht, is Flexxes richting Opdrachtgever nooit tot meer gehouden dan waartoe de betreffende Derdenleverancier richting Flexxes gehouden is.
17.6. De aansprakelijkheid van Flexxes voor handelen of nalaten van Derdenleveranciers is beperkt tot het bedrag dat Flexxes daadwerkelijk op de betreffende Derdenleverancier of haar verzekering kan verhalen.
17.7. Flexxes zal zich redelijkerwijs inspannen om Opdrachtgever te ondersteunen bij het indienen van een klacht of claim richting een Derdenleverancier, maar is niet verplicht namens Opdrachtgever te procederen of kosten te maken, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
17.8. Indien Flexxes dit redelijk acht, kan Flexxes haar rechten of aanspraken jegens een Derdenleverancier aan Opdrachtgever overdragen, voor zover dit juridisch en contractueel mogelijk is. Vanaf dat moment dient Opdrachtgever de claim zelfstandig met de Derdenleverancier af te handelen.
17.9. Opdrachtgever is verplicht de voorwaarden, veiligheidsvoorschriften, gebruiksvoorschriften, transportvoorwaarden, verzekeringsvoorwaarden en overige instructies van Derdenleveranciers na te leven.
17.10. Indien een Derdenleverancier eigenaar is of blijft van Apparatuur, of rechten op Apparatuur uitoefent, dient Opdrachtgever mee te werken aan afgifte, inspectie, retour of overdracht van die Apparatuur. Opdrachtgever mag zich daarbij niet beroepen op retentierecht, opschorting of verrekening.
17.11. Kosten van derden die Flexxes reeds heeft gemaakt of waartoe Flexxes verplicht is, waaronder inhuur, transport, Crew, reserveringen, speciaal bestelde Apparatuur of annuleringskosten, worden volledig aan Opdrachtgever doorbelast.
Artikel 18 – Apparatuur, diensten of personeel van Opdrachtgever of derden
18.1. Het aansluiten, gebruiken of integreren van apparatuur, software, stroomvoorziening, netwerken, rigging, decor, podia of andere zaken van Opdrachtgever of derden gebeurt uitsluitend na voorafgaande toestemming van Flexxes.
18.2. Flexxes is niet aansprakelijk voor schade, storing, uitval, incompatibiliteit, vertraging, dataverlies of gebreken veroorzaakt door apparatuur, software, stroom, netwerk, personeel, locatievoorzieningen of materialen van Opdrachtgever of derden.
18.3. Opdrachtgever staat ervoor in dat door hem of derden aangeleverde zaken veilig, geschikt, gekeurd, verzekerd en technisch compatibel zijn.
18.4. Extra werkzaamheden door koppeling met apparatuur, software, voorzieningen of diensten van derden worden als meerwerk in rekening gebracht.
Artikel 19 – Vergunningen, regelgeving en veiligheid
19.1. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor alle vergunningen, meldingen, toestemmingen, locatievoorwaarden, veiligheidsplannen, brandveiligheid, geluidseisen, eindtijden, bezoekersveiligheid, crowd control en overige verplichtingen die verband houden met het evenement of de locatie.
19.2. Boetes, sancties, claims, vertragingen of beperkingen door het ontbreken of overtreden van vergunningen, voorschriften of locatievoorwaarden komen voor rekening van Opdrachtgever.
19.3. Flexxes mag uitvoering weigeren of staken indien uitvoering naar haar oordeel strijdig is met wetgeving, vergunningen, veiligheidsvoorschriften, verzekeringsvoorwaarden of verantwoord professioneel handelen.
Artikel 20 – Klachten en reclames
20.1. Opdrachtgever dient Apparatuur bij ontvangst of oplevering direct te controleren op compleetheid, zichtbare schade en werking.
20.2. Gebreken, schade, manco’s of afwijkingen dienen onmiddellijk en uiterlijk binnen 3 uur na ontvangst of oplevering schriftelijk aan Flexxes te worden gemeld.
20.3. Na ingebruikname wordt Apparatuur geacht compleet, deugdelijk en werkend te zijn ontvangen, tenzij Opdrachtgever het tegendeel aantoont.
20.4. Klachten over Diensten dienen uiterlijk binnen 48 uur na uitvoering schriftelijk en gemotiveerd te worden gemeld.
20.5. Klachten schorten de betalingsverplichting van Opdrachtgever niet op.
20.6. Indien een klacht gegrond is, mag Flexxes naar eigen keuze herstellen, vervangen, opnieuw uitvoeren, een redelijke korting geven of een ander passend voorstel doen. Opdrachtgever heeft geen recht op aanvullende schadevergoeding, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
Artikel 21 – Aansprakelijkheid van Flexxes
21.1. Flexxes is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van Flexxes, voor zover deze aansprakelijkheid niet in deze voorwaarden is uitgesloten of beperkt.
21.2. De aansprakelijkheid van Flexxes is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekering van Flexxes wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eigen risico.
21.3. Indien geen verzekeringsuitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid van Flexxes beperkt tot het bedrag dat Opdrachtgever voor het betreffende onderdeel van de overeenkomst aan Flexxes heeft betaald, met een maximum van €5.000.
21.4. Flexxes is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, bedrijfsschade, gederfde winst, gemiste omzet, gemiste besparingen, reputatieschade, imagoschade, gemiste sponsorwaarde, gemiste exposure, schade door bedrijfsstagnatie, claims van bezoekers, claims van artiesten, claims van leveranciers, claims van locaties, boetes, kosten van vervangende evenementen of productieverlies.
21.5. Flexxes is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door:
a. onjuiste, onvolledige of te late informatie van Opdrachtgever;
b. onvoldoende bereikbaarheid of voorzieningen op locatie;
c. stroom-, netwerk-, rigging-, podium- of locatievoorzieningen van Opdrachtgever of derden;
d. handelen of nalaten van Opdrachtgever, bezoekers, artiesten, leveranciers, locatiepersoneel of derden;
e. ondeskundig gebruik, verplaatsing of wijziging van Apparatuur;
f. Apparatuur, Diensten of software van derden;
g. blokkades, wachttijden of belemmeringen veroorzaakt door andere leveranciers of derden;
h. overmacht.
21.6. De beperkingen van dit artikel gelden niet voor zover schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de directie van Flexxes.
Artikel 22 – Vrijwaring
22.1. Opdrachtgever vrijwaart Flexxes tegen alle aanspraken van derden die verband houden met de overeenkomst, het evenement, de locatie, bezoekers, personeel, leveranciers, vergunningen, veiligheid, gebruik van Apparatuur of handelen of nalaten van Opdrachtgever of door Opdrachtgever ingeschakelde derden.
22.2. Opdrachtgever vergoedt alle schade, kosten, boetes, juridische kosten en overige lasten die Flexxes lijdt als gevolg van aanspraken als bedoeld in dit artikel.
22.3. Opdrachtgever is verplicht Flexxes direct te informeren indien een derde een claim indient of dreigt in te dienen.
Artikel 23 – Overmacht
23.1. Flexxes is niet gehouden tot nakoming en niet aansprakelijk voor schade indien nakoming wordt verhinderd of bemoeilijkt door overmacht.
23.2. Onder overmacht wordt onder meer verstaan: brand, diefstal, extreme weersomstandigheden, storm, overstroming, ziekte, staking, verkeersstoring, transportproblemen, overheidsmaatregelen, stroomstoring, internetstoring, technische storing, leveringsproblemen, tekortkomingen van leveranciers of derden, tekort aan personeel, onbereikbaarheid van locatie, annulering door locatie of opdrachtgever, oorlog, pandemie, veiligheidsrisico’s en andere omstandigheden buiten de redelijke invloedssfeer van Flexxes.
23.3. Bij overmacht mag Flexxes de uitvoering opschorten, wijzigen, gedeeltelijk uitvoeren of de overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden zonder schadeplichtig te zijn.
23.4. Indien Flexxes al kosten heeft gemaakt of gedeeltelijk heeft gepresteerd, is Opdrachtgever gehouden deze kosten en prestaties te vergoeden.
Artikel 24 – Intellectuele eigendom en gebruik van beeldmateriaal
24.1. Alle ontwerpen, tekeningen, plannen, technische schema’s, calculaties, offertes, productiedocumenten, adviezen, concepten, foto’s, video’s en andere door Flexxes gemaakte materialen blijven eigendom van Flexxes, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
24.2. Opdrachtgever mag deze materialen uitsluitend gebruiken voor de overeengekomen opdracht en niet zonder toestemming delen, kopiëren, publiceren of aan derden verstrekken.
24.3. Flexxes mag de naam van Opdrachtgever, projectomschrijving en algemeen beeldmateriaal van de productie gebruiken voor portfolio, website, social media, offertes en commerciële presentaties, tenzij Opdrachtgever vooraf schriftelijk bezwaar maakt.
24.4. Flexxes zal geen vertrouwelijke of commercieel gevoelige informatie publiceren zonder toestemming van Opdrachtgever.
Artikel 25 – Geheimhouding
25.1. Partijen houden vertrouwelijke informatie geheim, tenzij openbaarmaking noodzakelijk is voor uitvoering van de overeenkomst, wettelijk verplicht is of schriftelijk is toegestaan.
25.2. Flexxes mag noodzakelijke projectinformatie delen met Crew, freelancers, leveranciers en Derdenleveranciers voor zover nodig voor uitvoering van de opdracht.
Artikel 26 – Opschorting en beëindiging
26.1. Flexxes mag de overeenkomst geheel of gedeeltelijk opschorten of beëindigen indien:
a. Opdrachtgever niet tijdig betaalt;
b. Opdrachtgever verplichtingen uit de overeenkomst of voorwaarden niet nakomt;
c. Opdrachtgever onjuiste of onvolledige informatie verstrekt;
d. uitvoering onveilig, onmogelijk of onverantwoord is;
e. Opdrachtgever failliet is, surséance aanvraagt, wordt ontbonden of betalingsproblemen heeft;
f. derden beslag leggen op Apparatuur of aanspraken maken op zaken;
g. sprake is van omstandigheden waardoor Flexxes redelijkerwijs niet tot uitvoering gehouden kan worden.
26.2. Bij opschorting of beëindiging blijven reeds gemaakte kosten, uitgevoerde werkzaamheden, gereserveerde materialen, ingehuurde derden en overige verplichtingen volledig verschuldigd.
Artikel 27 – Retentierecht en eigendom
27.1. Alle Apparatuur blijft eigendom van Flexxes of van de betreffende eigenaar of Derdenleverancier.
27.2. Opdrachtgever mag geen retentierecht, pandrecht, beslag, eigendomsvoorbehoud of ander recht op Apparatuur vestigen of laten vestigen.
27.3. Opdrachtgever dient derden, waaronder deurwaarders, curatoren, verhuurders, locaties en schuldeisers, direct te informeren dat de Apparatuur eigendom is van Flexxes of een derde.
27.4. Indien beslag wordt gelegd of dreigt te worden gelegd op Apparatuur, dient Opdrachtgever Flexxes onmiddellijk schriftelijk te informeren.
Artikel 28 – Toepasselijk recht en geschillen
28.1. Op alle offertes, overeenkomsten en werkzaamheden van Flexxes is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
28.2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Amsterdam, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
28.3. Partijen zullen zich inspannen een geschil eerst in overleg op te lossen voordat zij juridische stappen nemen.
Artikel 29 – Slotbepalingen
29.1. Flexxes mag deze voorwaarden wijzigen. De gewijzigde voorwaarden gelden voor nieuwe offertes en overeenkomsten vanaf het moment van bekendmaking.
29.2. De Nederlandse tekst van deze voorwaarden is leidend.
29.3. Deze voorwaarden vervangen alle eerdere algemene voorwaarden, verhuurvoorwaarden, leveringsvoorwaarden en informatieve verhuurdocumenten van Flexxes, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.